LOGO

Cam tarziu, dar sper sa-ti fie de folos, daca nu te-ai lamurit deja singur, cum am facut si eu.
Incepi prin a completa invitatia de participare, cu val estimata, data limita de depunere a ofertelor, data limita de evaluare si criterii de calificare. In acest caz e bine sa introduci criteriu cu criteriu, precum si documentele pe care treb sa le prezinte ofertantii ptr a dovedi indeplinirea criteriului. Nu face greseala mea de a le introduce global, de genul: "criteriile sunt prezentate in documentatie". Cand vor raspunde ofertantii, tie iti va aparea la rubrica Raspuns, unde vor atasa ptr fiecare criteriu documentul in cauza. Ataseaza si documentatia de atribuire.
solicitarile de clarificare iti vor fi postate pe SEAP, si vor apare la rubrica Intrebari. In cazul in care le-ai dat posibilitatea, le pot transmite si prin fax sau mail. Atunci trebuie sa introduci intrebarea primita in SEAP, precum si raspunsul pe care il dai. Ai grija ca nu poti introduce prea multe caractere, deci daca e un raspuns lungut pregateste un document separat, cu nr de inregistrare, parafa etc. pe care sa-l uploadezi in SEAP.
Oricand dupa data limita de depunere a ofertelor ai posibilitatea de a accesa ofertele depuse. Vei vedea ofertantii, in ordine alfabetica, cu datele lor de identificare. La calificare vei avea raspunsul lor la criterii precum si documentele uploadate de ei. Sfatul meu: da-le explicatii complete despre cum trebuiesc grupate si denumite, altfel iese o varza totala. Eu le-am cerut sa le denumeasca sugestiv, iar in denumire sa se regaseasca si a cata fila din document este (pentru documentele cu mai multe file). Ex: Certificat atestare fiscala_pag1. Documentele sa fie scanate, pdf-uri sau doc-uri, nu jpeg ca nu le vrea SEAP=ul. Si am descarcat la documente de am zapacit. Asa ca e mai bine sa le ceri sa faca intr-un singur document cu mai multe file toate documentele de calificare solicitate, pe care sa-l denumeasca, eventual Calificare. Separat sa faca un alt document (ex. tot un pdf cu mai multe file) cu propunerea tehnica. Asa vei downloada numai 2 documente, nu n.
Alt sfat: specifica in mod clar si subliniaza, boldeaza etc. faptul ca nu au voie sa depuna propunerea financiara atasat in SEAp, ci ca vor completa rubrica aferenta sin SEAP. Te poti trezi cu oferta financiara strecurata printre celelalte documente si nu e bine.
Revenind la pasi, e bine sa salvezi in calculatorul tau documentele depuse. Studiezi totul si dupa ce ai facut procesul-verbal si l-ai trimis ofertantilor, te intorci la SEAP. In dreptul fiecarui ofertant ai un plus si un minus. Apesi plusul pentru ofertantii calificati si cu oferte admisibile, minus pentru necalificati sau pentru cei cu oferte inacceptabile sau neconforme. In acel moment se lumineaza situatia: SEAP-ul iti da voie sa vezi propunerile financiare, pe care le-a tinut ascunse pana atunci. Asta in cazul criteriului pretul cel mai scazut, pentru oferta cea mai avantajoasa nu stiu cum e.
Iti da si clasamentul. Dupa ce ai stabilit cine e castigatorul, eventual poti face si raportul procedurii, selectezi ofertantul castigator din lista si asata e. Sa nu cumva sa treci la anunt de atribuire de acum, ci doar dupa incheierea contractului. SEAP iti arata si butonul care te directioneaza spre anunt imediat dupa ce ai ales castigatorul, dar trebuie sa mai astepti. Dar stii deja asta.
Pe parcurs ai si posibilitatea de a prelungi termenul de depunere a ofertelor, are un butnel si ptr asta, sa suspenzi procedura (am apasat pe Suspendare sa vad ce se intampla, si m-a intrebat daca vreau intr-adevar asta, so I've freaked out) sau Anulare.
De asemenea poti sa le ceri clarificari sau completari pe parcurs tot prin SEAP. Ai un buton si pentru asta, dar tot scurt trebuie sa fie textul. Ei raspund tot prin SEAP. Ai mei au avut o problema ca nu a mers SEAP-ul chiar aproape de data limita oferita pentru completare, asa ca mi le-au trimis prin e-mail.
Sfatul meu, inca unul este sa nu te incurci cu loturi, mai bine faci mai multe proceduri, mie mi se pare complicat si tot asa li s-a parut si ofertantilor.
Poti incerca si faza finala de licitatie electronica, nici nu ai idee cum vor scadea preturile, mai ales daca sunt mai multi ofertanti inscrisi. Si e f simplu.
Sper sa-ti fie de folos. Daca mai ai nelamuriri poti sa-mi scrii la ellabunea@yahoo.com. Multa bafta.

Raspunsuri:
1. E mai bine sa bagi criteriu cu criteriu, respectiv "Experienta similara - documente care demonstreaza indeplinirea cerintei: ...". In dreptul fiecarui criteriu vei regasi, la data deschiderii ofertelor, scris de catre ofertanti, ceva de genul: "cerinta este indeplinita conform documentului atasat" si va avea atasat si documentul in cauza.
2. Ufff, semnatura electronica... Nu stiu ce sa zic in legatura cu asta, ca nu sunt informatician si nici nu stiu ce este si cu ce se mananca. Eu am vazut intr-o documentatie de atribuire elaborata de catre Prefectura Timis si nu numai de ei, ca cereau ca documentele sa fie scanate color si lizibile. Asa am facut si eu pentru ca oricum nu as fi stiut cum sa recunosc o asemenea semnatura electronica. Atat timp cat este color, si se vad clar parafele si semnaturile, mie mi se pare ca e la fel cu documentul original. Poate gresesc, dar oricum cata vreme institutia nu ma trimite la un curs de specializare in domeniu, nu ar trebui sa aiba pretentia sa cunosc asemenea aspecte tehnice! PE de alta parte, sunt documente uploadate in SEAP, asta nu e de ajuns?
3. Mie mi se pare ca procedura on-line nu si-a atins scopul urmarit. In loc sa reduca, costurile din partea AC-urilor, acestea trebuie acum sa listeze toate documentele depuse de ofertanti (sarcina care cadea in carca acestora, in cazul procedurii off-line). Cum am facut eu: Am salvat aceste documente intr-un folder din calculatorul meu (pentru situatia in care crapa SEAP-ul), dar ele raman si pe SEAP, astfel incat si mai tarziu, oricine vine in control se poate convinge ca intr-adevar sunt cele depuse de ofertanti. Am listat numai propunerile tehnice si cele financiare, ca sa-mi fie mai usor la comparatie. Ofertantilor castigatori le-am solicitat in original propunerile intr-un termen de la data comunicarii rezultatului. Oricum acestea se constituiau anexe ale contractului de achizitie.
4. Procesul-verbal de deschidere a ofertelor il faci tu singur. Ofertantii pot vedea numai anumite informatii, fara o imagine de ansamblu. Nu il poti atasa in SEAP ci trebuie sa folosesti celelalte cai de transmitere a documentelor. Pe parcurs faci si celelalte procese-verbale necesare oricarui tip de procedura, intermediarele adica.
5. Trebuie sa astepti sa expire termenul, deoarece OUG36 nu face nici o exceptie in cazul procedurilor on-line.
6. Idem ca la 4. Nu stiu exact ce le arata SEAP-ul ofertantilor, dar trebuie sa faci raportul standard. Dupa ce ai terminat procedura, cred ca dupa ce ai dat si anuntul de atribuire, SEAP-ul iti prezinta cu mandrie un buton pe care scrie RAPORT. I-am dat si eu un click de curiozitate si a generat un raport destul de sintetic.
7. Da. Dupa ce ai terminat evaluarea trebuie sa dai OK pe ceva care te intreaba daca trimiti invitatiile pentru LE. Si data pe care trebuie sa o introduci in SEAP ca data a inceperii rundei, trebuie sa fie dupa 2 zile. In timpul acesta ai trimit notificarile catre ofertantii clasati in aceasta etapa.
8. Cred ca dureaza cam la fel. Cauze:
- Unii ofertanti inca nu s-au familiarizati cu procedura si nu stiu sa incarce documentele in SEAP;
- Daca ai clarificari de solicitat trebuie sa le postezi in SEAP si de acolo iei si raspunsul lor, deci SEAP-ul trebuie sa le trimita o notificare ca au o intrebare, deci dureaza. Eu le-am trimis solicitarile de clarificare si pe mail, ca sa fiu mai sigura.
- La o procedura nu a functionat SEAP-ul si astia nu putea incarca documentele pe care le-am solicitat in completare. Tragedie mare. Cei de la ANRMAP au fost de acord sa le primesc pe mail.
- Gandeste-te ca totul se face prin intermediul SEAP-ului, deci un intermediar, si asta inseamna ca totul dureaza mai mult.

Ai dreptate cu privire la printarea documentelor, dar am ales calea mai putin costisitoare. Sunt organizate frumos in foldarase si le pot printa oricand este nevoie. Iar pe de alta parte, intr-un fel anume, in cazul procedurii on-line se poate spune ca dosarul achizitiei este constituit electronic in SEAP. Tu ce parere ai?

Da, dar dosarul achizitiei contine si alte documente, nota justif, nota estimativa, si altele care tb inreg si semnate, ori te muncesti sa le scanezi si sa le tii tot in foldere? si daca e dosar, sa fi cu totul, nu unele acolo..altele in foldere, da ma rog..fiecare cu obiceiul lui.